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Concevoir un rétro-planning

Une rétro-planification ou une planification inversée (rétro-planning), a été conçu en partant de la date de fin du projet puis en remontant dans le temps afin de positionner les jalons. En effet, il est quelque fois plus facile d'utiliser cette méthode pour réaliser une planification, lorsque la date de fin de projet est fixée et inébranlable. Mais comment ça marche ?

 

Exemple d'un retro-planning

 

Contrairement à la planification qui a pour objet d'évaluer la date de fin du projet compte-tenu de toutes ses contraintes (ressources, budget, délais, etc.), la rétro-planification a pour principal intérêt de figer la date de fin de projet et donc de contraindre les tâches nécessaires à sa réalisation.

 

Creer une check-list et un retro-planning

Préparez les informations clés

  • Qui veut/doit organiser Quoi ?
  • Pour qui ou Avec qui ?
  • Pourquoi (objectifs) ?
  • Quand et Où ?
  • Avec quels moyens : quel budget, pour ou avec Combien de personnes, Comment ?

 

Listez les tâches à accomplir

Dans un premier temps, répertoriez les Tâches à accomplir sans trop vous préoccuper de leur ordre. Le principal étant d'en oublier le moins possible. Au regard de chaque tâche, ajoutez une lettre (ex. : A. Fixer la date et l'ordre du jour, B. Choisir le lieu, C. choisir les intervenants/animateurs, D. Lancer les invitations/convocation...).

 

Une tâche principale (ex. : concevoir le livre d'accueil) peut être scindée en plusieurs tâches. Fractionnez-la en tâches secondaires (ex. : création de la maquette du livret, choix de l'imprimeur, réception et validation du BAT, réception des livrets).

 

En effet, il est souvent difficile de suivre les tâches secondaires sur un planning. En revanche, notez que chaque tâche secondaire terminée entraine automatiquement la tâche qui la suit (ex. : le BAT signé entraine l'impression du livret et sa livraison).

 

Ordonnancez les tâches

Observez chaque tâche et repérez celles qui sont interdépendantes (ex. : concevoir le courrier d'invitation (D) précède obligatoirement la fixation du jour (A) et du lieu (B).

 

Ensuite, classez les tâches par ordre logique de mise en œuvre en tenant compte de l’ensemble des contraintes.

 

Préparez le rétro-planning

Au regard de chaque tâche, précisez le temps nécessaire (en jour). Dans l'idéal, ajoutez les jours non ouvrés (week-end, jour férié).

 

Ensuite, et à partir de la Date « J », fixez les dates d'action en vous appuyant sur le nombre de jours de réalisation prévu. Pour un planning plus affiné, il est également possible de préciser les Dates au plus tôt et les Dates au plus tard. Attention, passé le délai d'une Date au plus tard, la Date du jour « J » est mise en danger.

 

Visualisez le rétro-planning sur un diagramme de Gantt

Concevez, sous Excel ou à la main, un diagramme de Gantt pour visualiser les actions et les durées (en jours).

 

Concevoir un rétro-planning

 

A quoi sert un diagramme de Gantt ?

Le premier diagramme de Gantt fut élaboré dans les années 1890 par l'ingénieur polonais Karol Adamiecki dans le cadre de ses recherches en techniques de gestion et de planification. Mais c'est la version de ce diagramme réalisée quinze ans plus tard par l'américain Henry Gantt, ingénieur et consultant en management, qui fut définitivement adoptée dans les pays occidentaux sous le nom de son inventeur.

 

Concevoir un rétro-planning

Un diagramme de Gantt permet de visualiser sur un graphique une suite de Tâches (actions) à accomplir pour atteindre un Objectif, en précisant la Durée nécessaire à chaque action.

 

  • L’axe des abscisses du graphique présente le temps (exprimé en mois, semaines ou jours), il s'écoule de la gauche vers la droite (sens de lecture classique) ;
  • L’axe des ordonnées liste les tâches à entreprendre (dans l'ordre d'apparition logique de mise en œuvre).

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